Ett gratis CRM-system kostar inget i licens, men det kan kosta tid, begränsningar och ett arbete den dag du behöver byta. Den här guiden går igenom vad två CRM-leverantörer själva skriver om sina gratisversioner, vilka frågor du bör ställa innan du lägger in dina kunder i ett sådant system och hur du räknar på totalkostnaden när kunddialogen växer. Uppgifterna om leverantörerna är lästa på deras egna webbplatser 2026-10-31, och gränserna kan ändras, så kontrollera dem hos leverantören innan du bestämmer dig. Artikeln publiceras av Nomar, som inte säljer något CRM-system, och Nomars produkter nämns i ett eget avsnitt längre ned.

Vad är ett gratis CRM-system?

Ett gratis CRM-system är ett program för att hantera kunder och kontakter som du kan använda utan licensavgift, vanligtvis upp till vissa gränser. Gränserna bestäms av leverantören och skiljer sig mellan olika system, så svaret på vad som ingår finns alltid hos just det system du överväger.

Två exempel visar hur olika gränserna kan se ut. HubSpot skriver på sin sida om CRM att gratisfunktionerna har upp till två användare, 1 000 kontakter och inga begränsningar på kunddata, och att de är helt gratis utan utgångsdatum. Zoho CRM skriver på sin prissida att gratisversionen är gratis för 3 användare.

Vilka gränser anger HubSpot och Zoho för sina gratisversioner?

  • HubSpot: upp till två användare och 1 000 kontakter, "no expiration date" (hubspot.com/products/crm).
  • Zoho CRM: "Forever free, for 3 users" (zoho.com/crm/zohocrm-pricing.html).
  • Zoho CRM: upp till 10 egna e-postmallar utan kostnad.
  • Zoho CRM: export av data upp till 10 gånger utan kostnad.
  • Zoho CRM: 5 000 API-anrop per dag.

Gränserna är exempel på vad en leverantör kan sätta tak för: antal användare, antal kontakter, mallar, export och integrationer via API. De är inte en bedömning av vilket system som är bäst, och inget av dem behöver vara ett problem för en liten verksamhet. Poängen är att du ska veta var taken finns innan du fyller systemet med data.

Vad kostar ett gratis CRM-system egentligen?

Kostnaden finns sällan på fakturan utan i det arbete och de val som kommer senare. Det handlar om fem poster som du kan uppskatta själv: din egen tid, taken i gratisversionen, kostnaden för att uppgradera, arbetet med att flytta data och kraven på hur du behandlar personuppgifter.

1. Din och dina kollegors tid

Det tar tid att lägga in kontakter, bygga upp rutiner och lära sig systemet, även om licensen är gratis. Uppskatta hur många timmar det handlar om i början och per vecka efteråt, och räkna det som en kostnad.

2. Taken i gratisversionen

Titta efter vilka tak som finns för användare, kontakter, mallar, export och API-anrop. HubSpots och Zohos gränser ovan visar att taken är olika. Fråga dig hur nära taken ni är idag och hur snabbt ni når dem om kunddialogen växer.

3. Vad en uppgradering kostar

Se vilka betalnivåer leverantören har och vad de kostar per användare. Priser anges ofta i dollar och kan ändras, så skriv ned vad leverantören visar den dag du räknar och kontrollera om priset gäller per användare, per månad och vid årsbetalning.

4. Arbetet med att flytta data

Om du senare byter system måste kunddata flyttas. Det kräver export, städning av fält och import i det nya systemet. Zohos gratisversion tillåter export upp till 10 gånger utan kostnad, vilket visar att exportmöjligheterna kan vara begränsade, så ta reda på hur du får ut din data innan du kommer in i ett system.

5. Kraven på personuppgifter

Ett CRM-system innehåller personuppgifter, och då gäller dataskyddsreglerna oavsett om systemet är gratis. Mer om detta längre ned.

Tips: Skriv ned de fem posterna för det system du tänker använda och sätt en siffra eller ett "vet inte" på varje. Det du inte vet är det du ska fråga leverantören om.

Vilka begränsningar bör du kontrollera innan du väljer ett gratis CRM-system?

Kontrollera de begränsningar som styr hur ni arbetar varje dag, i första hand användare, kontakter, export, automatisering och kopplingar till andra verktyg. Svaren finns i leverantörens prissida och villkor, och du kan också fråga leverantören direkt.

1. Antal användare

Räkna alla som behöver se eller lägga in kunduppgifter, inte bara de som säljer. Gratisversionerna i exemplen ovan har två respektive tre användare, och ett tak på användare kan betyda att personer delar inloggning om ni växer. Dela inte inloggningar, utan ta ställning till uppgradering tidigt.

2. Antal kontakter och poster

HubSpot anger 1 000 kontakter för sina gratisfunktioner. Räkna hur många kunder, leads och kontaktpersoner ni har idag och hur många ni kan ha om ett år.

3. Export och backup

Fråga hur du exporterar din data, hur ofta och i vilket format. Zohos gratisversion anger export upp till 10 gånger utan kostnad. Du ska kunna ta ut hela din kunddata när du vill, annars blir det dyrt att byta.

4. Automatisering, rapporter och mallar

Titta på vad som ingår: egna e-postmallar, uppföljningspåminnelser, rapporter och arbetsflöden. Zoho listar bland annat uppföljningspåminnelser, standardrapporter och arbetsflödesautomation i sin gratisversion, medan antalet egna e-postmallar är begränsat till 10. Skriv ned vad ni faktiskt behöver.

5. Kopplingar till andra verktyg

Fråga vilka verktyg systemet kan kopplas till, till exempel e-post, bokföring eller webbplats, och om kopplingarna ingår i gratisversionen. Zoho anger 5 000 API-anrop per dag för sin gratisversion. Kontrollera ändå på leverantörens sida om just de kopplingar ni behöver ingår.

6. Vilken support som ingår

Läs vad leverantören skriver om support för gratisversionen och för betalnivåerna. Texten ska säga vad som ingår, till exempel hjälpcenter eller chatt, och hur snabbt ni kan räkna med svar. Finns inget skrivet är det en fråga att ställa innan ni börjar.

Hur påverkar en växande kunddialog valet av CRM-system?

Ju fler kunder, kollegor och kanaler du har, desto oftare når du taken och desto mer arbete läggs på att hålla uppgifterna samlade. Det är frågor om rutiner lika mycket som om programvara.

Fundera på hur kunddialogen ser ut idag och hur den kan se ut om ett år. Ett företag som tar emot förfrågningar via telefon, webbplats och e-post behöver bestämma var varje förfrågan ska registreras och vem som följer upp den. En gemensam rutin hjälper oavsett vilket system som används.

Vilka frågor hjälper dig att se om gratisversionen räcker?

  • Hur många personer behöver kunna se och uppdatera kunduppgifter idag och om ett år?
  • Hur många kontakter och leads har vi, och hur många räknar vi med att ha om ett år?
  • Via vilka kanaler kommer förfrågningar in, och hamnar alla på samma ställe?
  • Vem följer upp en förfrågan, och hur ser vi att den är uppföljd?
  • Vilka rapporter behöver vi för att följa upp försäljningen?
  • Vad händer med vår data om vi byter system?

Om svaren visar att ni närmar er taken i gratisversionen är det dags att räkna på alternativen. Det betyder inte att ni måste byta, men att beslutet bör vara ett val och inte en överraskning.

Hur räknar du på totalkostnaden för ett CRM-system?

Räkna totalkostnaden som licens plus tid plus tillägg plus kostnaden för att byta senare, för en period på till exempel tre år. Då blir ett gratis system och ett betalt system jämförbara, och du ser vilka antaganden som avgör resultatet.

Vilka poster ska finnas med i kalkylen?

  • Licenser: kostnad per användare och månad för betalnivåerna, och för vilka år priset gäller.
  • Tid: timmar för uppstart, utbildning och löpande administration.
  • Tillägg: kopplingar, automatisering eller extra användare som kostar extra.
  • Flytt av data: timmar för export, städning och import om du byter.
  • Dataskydd: arbetet med att läsa och teckna biträdesavtal och dokumentera hur uppgifterna hanteras.
  • Alternativkostnad: vad det kostar om ni missar att följa upp en förfrågan.

Ett enkelt sätt att börja är att göra en kolumn per alternativ och en rad per post, och att fylla i samma period för alla: tre år kan vara en rimlig period. Fyll i det du vet och markera det du antar. Be sedan leverantören bekräfta de antaganden som väger tyngst, till exempel vad en extra användare kostar och vad som ingår i supporten. Räkna också med att era behov kan ändras, och gör kalkylen om när de gör det.

Skriv ned antagandena i ett kalkylblad och uppdatera dem varje halvår. Då ser du när skillnaden mellan alternativen blir så stor att det är dags att byta, och vilka antaganden som ändrats.

Vad gäller för personuppgifter i ett CRM-system?

Dataskyddsreglerna gäller för personuppgifter i ett CRM-system oavsett om systemet är gratis eller betalt. Om leverantören behandlar uppgifterna för din räkning ska du ha ett skriftligt avtal med den, ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) skriver att personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden enligt GDPR ska reglera sina relationer genom ett skriftligt avtal, och att artikel 28.3 i GDPR anger minimikrav för vad avtalet ska innehålla. IMY skriver också att den som begär radering av sina uppgifter ska få svar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Det högsta maxbeloppet för sanktionsavgift är enligt IMY 20 miljoner euro eller, för ett företag, fyra procent av den globala årsomsättningen, beroende på vilket belopp som är högst.

Vilka frågor kan du ställa till leverantören om dataskydd?

  • Finns ett personuppgiftsbiträdesavtal, och var kan jag läsa det?
  • Var lagras uppgifterna, och vilka underleverantörer används?
  • Hur kan jag exportera och radera uppgifter om en kund begär det?
  • Vilka som hos oss ska ha tillgång, och kan åtkomsten styras per användare?

Det här är frågor, inte juridisk rådgivning. Vid osäkerhet om vad som gäller i ditt företag kan du vända dig till IMY eller en jurist.

När är det dags att byta från ett gratis CRM-system?

Det är dags att byta när gratisversionens gränser eller begränsningar kostar mer tid än ett betalt alternativ kostar i licens, eller när ni inte kan göra det ni behöver. Det kan du bara avgöra genom att jämföra era siffror, inte genom en allmän regel.

1. Jämför era användare och kontakter med taken

Är ni nära taket för användare eller kontakter, och ser ni ut att passera det inom ett halvår?

2. Lista det som saknas

Skriv ned de funktioner som ni gör för hand eller i kalkylblad, till exempel uppföljningar, rapporter eller mallar. Kolla om de ingår i betalnivåerna.

3. Jämför totalkostnaden

Använd kalkylen ovan och jämför gratisversionen med minst två betalda alternativ, på samma period.

4. Planera flytten

Bestäm när bytet görs, vem som ansvarar och hur du kontrollerar att inget saknas efteråt.

Hur byter du CRM-system utan att tappa kunddata?

Börja med att exportera all data, kontrollera den och testa importen i det nya systemet innan du slutar använda det gamla. Då upptäcker du saknade fält eller felaktiga värden medan du fortfarande har originalet kvar.

1. Exportera och spara en kopia

Ta ut all data i det format systemet erbjuder och spara en kopia på ett säkert ställe. Kontrollera först hur många exporter som ingår, eftersom exempelvis Zohos gratisversion anger export upp till 10 gånger utan kostnad.

2. Städa och para ihop fält

Ta bort dubbletter, kontrollera telefonnummer och e-postadresser och bestäm vilka fält i det gamla systemet som motsvarar fälten i det nya.

3. Testa med ett urval

Importera ett litet urval först och kontrollera att allt hamnat rätt innan du importerar resten.

4. Kör parallellt en kort period

Låt alla arbeta i det nya systemet men behåll det gamla skrivskyddat tills ni är säkra på att inget saknas.

Hur hänger Nomars Alma och Nexus ihop med ett CRM-system?

Nomar säljer inget eget CRM-system. På nomar.se beskrivs Alma som en AI-assistent för kundkommunikation och Nomar Nexus som en gemensam inkorg för kunddialogerna, och Nomar skriver att Nexus samlar kunddialogerna och inte ersätter ditt CRM.

Vad skriver Nomar om Alma och Nexus?

  • Alma: "Din AI-assistent för kundkommunikation". Alma hör av sig via SMS efter ett missat samtal och svarar på frågor i webbchatten.
  • Nomar Nexus: leads från ett missat samtal och från webbchatten landar i samma inkorg, med status och historik, och du kan ta över en dialog.
  • E-post: markerat som "Under utveckling" på nomar.se, alltså inte tillgängligt än.
  • CRM: Nomar skriver att Alma och Nexus är ett komplement till ett CRM och inte ett alternativ, och att möjliga kopplingar till ditt befintliga CRM gås igenom under demon. Någon lista över färdiga kopplingar publiceras inte.

Det är vad Nomar skriver om sina egna produkter. Om du vill se hur de passar ihop med det system du använder kan du boka en demo på nomar.se/boka-demo.

Vilka frågor kan du ha om gratis CRM-system?

Här är korta svar på vanliga frågor, med källa där det går.

Är gratis CRM-system verkligen gratis?

Licensen kan vara gratis, men det finns andra poster att räkna med: tid, tak för användare och kontakter, kostnaden för en eventuell uppgradering och arbetet med att flytta data. HubSpot skriver till exempel att deras gratisfunktioner har upp till två användare och 1 000 kontakter.

Vilka gränser har HubSpots och Zohos gratisversioner?

HubSpot anger upp till två användare och 1 000 kontakter. Zoho CRM anger gratis för 3 användare, upp till 10 egna e-postmallar, export upp till 10 gånger och 5 000 API-anrop per dag. Gränserna kan ändras, så kontrollera dem hos leverantören.

Måste jag ha ett avtal med CRM-leverantören om personuppgifter?

Enligt IMY ska personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden reglera sina relationer genom ett skriftligt avtal. Om leverantören behandlar uppgifterna för din räkning behöver du alltså ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Hur lång tid har jag på mig att radera en kunds uppgifter?

IMY skriver att den som begär radering ska få svar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter att begäran kommit in. Undantag kan finnas, så läs IMY:s sida om radering.

Ersätter Nomars Alma och Nexus ett CRM-system?

Nej. Nomar skriver på nomar.se att Nexus samlar kunddialogerna och inte ersätter ditt CRM, och att Alma och Nexus är ett komplement till ett CRM.

Hur vet jag om ett gratis CRM-system räcker för mitt företag?

Jämför era siffror med taken: antal användare, antal kontakter, behov av export, rapporter och kopplingar. Om ni närmar er taken är det dags att räkna totalkostnaden för ett betalt alternativ.

Vill du se hur Alma och Nexus kan fungera tillsammans med det CRM-system ni använder? Boka en demo på nomar.se/boka-demo.

Vilka är källorna?

Uppgifterna kommer från HubSpot, Zoho, IMY och Nomar, hämtade 2026-10-31.

Vilka källor stöder dessa påståenden?